Politique de Protection des Données Personnelles — MY SYNDIC

Préambule

URL recommandée : https://syndic-tunisie.pro/my-syndic/protection-donnees/

La présente Politique de Protection des Données Personnelles explique comment MY SYNDIC, application éditée par FE SYNDIC PRO, collecte, utilise, conserve, protège et, le cas échéant, transmet les données à caractère personnel traitées dans le cadre de son site internet, de son tunnel d’abonnement et de son application de gestion de copropriété.

Elle est accessible à tout moment depuis :

• le footer de la page /my-syndic/ ;
• le tunnel d’abonnement MY SYNDIC ;
• l’espace client de l’application MY SYNDIC ;
• l’adresse : https://syndic-tunisie.pro/my-syndic/protection-donnees/.

Cette Politique complète les Conditions Générales d’Utilisation — MY SYNDIC et les Conditions Générales d’Abonnement, auxquelles elle est intégrée.

Article 1 — Identité de l’Éditeur

L’application MY SYNDIC est éditée par :

FE SYNDIC PRO est ci-après désignée par les termes “l’Éditeur”, “SYNDIC TUNISIE PRO”, “MY SYNDIC”, “nous” ou “notre”.

Article 2 — Hébergement des données

L’application MY SYNDIC est hébergée par :

Cet hébergement en Tunisie participe à la souveraineté tunisienne des données traitées via l’application.

Lorsque MY SYNDIC utilise des prestataires techniques complémentaires, ceux-ci n’accèdent aux données que dans la stricte limite nécessaire à leur mission, sous réserve d’engagements de confidentialité et de sécurité adaptés.

Article 3 — Définitions

Pour la compréhension de la présente Politique, les termes suivants ont le sens ci-dessous :

• Application ou Plateforme : désigne l’application MY SYNDIC, accessible depuis le site https://syndic-tunisie.pro/fr/ et ses sous-domaines associés.
• Éditeur : désigne FE SYNDIC PRO, société éditrice de l’application MY SYNDIC.
• Abonné : désigne la personne physique ou morale ayant souscrit un abonnement à MY SYNDIC, généralement le syndic en titre d’une copropriété, professionnel ou bénévole.
• Utilisateur : désigne toute personne accédant à MY SYNDIC, qu’elle soit Abonnée ou non. Cette catégorie inclut notamment les Abonnés, copropriétaires, locataires, gestionnaires locatifs, ayants droit, collaborateurs et prestataires autorisés.
• Adhérent : désigne tout copropriétaire, locataire, gestionnaire locatif ou ayant droit disposant d’un accès à une Résidence dans l’application.
• Résidence : désigne la copropriété gérée dans MY SYNDIC par l’Abonné.
• Lot : désigne chaque unité de copropriété référencée dans l’application, notamment appartement, local commercial, parking, cave ou dépendance.
• Compte : désigne l’espace personnel d’un Utilisateur, protégé par des identifiants.
• Données : désigne l’ensemble des informations enregistrées, traitées, transmises, consultées ou stockées via MY SYNDIC.
• Donnée personnelle : désigne toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Article 4 — Rôles de MY SYNDIC et de l’Abonné

4.1 MY SYNDIC comme responsable de traitement

FE SYNDIC PRO agit comme responsable du traitement pour les données personnelles qu’elle collecte et utilise pour ses propres besoins, notamment :

• la gestion du site internet ;
• la gestion des demandes de contact ;
• la création et l’administration des comptes ;
• la gestion des abonnements ;
• la facturation ;
• le support client ;
• la sécurité de l’application ;
• la gestion des incidents ;
• la communication avec les Utilisateurs ;
• la preuve des opérations effectuées dans l’application.

4.2 L’Abonné comme responsable des données qu’il introduit

L’Abonné, en sa qualité de syndic ou de représentant autorisé d’une copropriété, est responsable des données qu’il introduit dans MY SYNDIC concernant notamment :

• les copropriétaires ;
• les locataires ;
• les gestionnaires locatifs ;
• les ayants droit ;
• les membres du conseil syndical ;
• les fournisseurs ;
• les prestataires ;
• les employés de la copropriété ;
• les lots ;
• les résidences ;
• les contrats ;
• les paiements ;
• les documents ;
• les réclamations ;
• les interventions ;
• les assemblées générales.

À ce titre, l’Abonné doit s’assurer qu’il dispose des autorisations, bases légales, mandats ou pouvoirs nécessaires pour collecter, importer, consulter, modifier et traiter ces données dans MY SYNDIC.

4.3 MY SYNDIC comme sous-traitant technique

Lorsque l’Abonné introduit des données dans MY SYNDIC pour gérer une copropriété, FE SYNDIC PRO agit comme sous-traitant technique de l’Abonné, dans la limite des traitements nécessaires à la fourniture du service.

MY SYNDIC s’engage alors à :

• traiter les données uniquement pour fournir le service ;
• ne pas utiliser les données de l’Abonné à des fins étrangères au service ;
• ne pas vendre, louer ou céder les données de l’Abonné ;
• assurer la sécurité et la confidentialité des données ;
• permettre l’export et la récupération des données selon les modalités prévues ;
• assister l’Abonné, dans la mesure raisonnable, pour répondre aux demandes liées aux données personnelles.

Article 5 — Données collectées et traitées

Les données traitées dépendent de votre qualité, de votre utilisation de MY SYNDIC et des modules activés par l’Abonné.

5.1 Données d’identification et de contact

MY SYNDIC peut traiter notamment :

• nom ;
• prénom ;
• adresse email ;
• numéro de téléphone ;
• adresse postale ;
• qualité ou rôle : syndic, copropriétaire, locataire, gestionnaire, ayant droit, prestataire, employé, etc. ;
• société ou organisation de rattachement ;
• résidence concernée ;
• lot concerné ;
• identifiant de compte ;
• informations nécessaires à l’invitation ou à l’activation d’un compte.

5.2 Données de compte et d’authentification

MY SYNDIC peut traiter notamment :

• identifiant de connexion ;
• mot de passe chiffré ou empreinte technique du mot de passe ;
• date de création du compte ;
• statut du compte ;
• rôle et droits d’accès ;
• historique de connexion ;
• adresse IP ;
• type de terminal ;
• navigateur utilisé ;
• journaux techniques et logs de sécurité.

Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et doit signaler immédiatement toute utilisation non autorisée de son compte.

5.3 Données d’abonnement et de facturation

Pour les Abonnés, MY SYNDIC peut traiter notamment :

• formule souscrite ;
• date de souscription ;
• statut de l’abonnement ;
• historique de paiement ;
• données de facturation ;
• devis ;
• factures ;
• reçus ;
• informations administratives nécessaires au suivi commercial et comptable.

Lorsque le paiement est géré par un prestataire de paiement, celui-ci peut traiter directement certaines données nécessaires à la transaction. MY SYNDIC ne conserve pas les données bancaires complètes, sauf nécessité technique ou légale strictement encadrée.

Prestataire de paiement : Clictopay / Monétique Tunisie, pour le traitement sécurisé des paiements par carte bancaire.

5.4 Données relatives aux résidences et aux lots

• nom et adresse de la résidence ;
• informations relatives aux lots ;
• tantièmes ;
• affectation des lots ;
• rattachement d’un lot à un copropriétaire, locataire ou ayant droit ;
• documents liés à la résidence ;
• paramètres de gestion propres à la copropriété.

5.5 Données de gestion administrative et comptable

• appels de fonds réguliers, exceptionnels, ciblés ou calculés par tantièmes ;
• paiements ;
• recouvrements ;
• soldes ;
• justificatifs ;
• rapprochements bancaires ;
• écritures comptables ;
• comptes auxiliaires ;
• trésorerie multi-comptes ;
• documents comptables ;
• factures fournisseurs ;
• contrats ;
• données nécessaires à la préparation et au suivi des assemblées générales.

5.6 Données relatives aux réclamations, interventions et sinistres

• réclamations des Utilisateurs ;
• demandes d’intervention ;
• description d’un incident ;
• photos ou documents transmis ;
• historique de traitement ;
• prestataires affectés ;
• devis ;
• factures ;
• informations relatives à un sinistre ;
• contrats d’assurance ;
• échanges entre Utilisateurs autorisés.

5.7 Données documentaires

L’application peut permettre l’import, le stockage, la consultation et le traitement de documents, notamment :

• procès-verbaux d’assemblées générales ;
• contrats ;
• factures ;
• devis ;
• documents d’assurance ;
• documents de gestion ;
• courriers ;
• justificatifs ;
• documents transmis par les Utilisateurs ;
• documents lus ou analysés automatiquement par l’application.

L’Abonné doit veiller à ne pas importer de documents contenant des données inutiles, excessives ou sensibles, sauf nécessité réelle et respect des conditions légales applicables.

5.8 Données relatives aux fournisseurs et prestataires

• identité du fournisseur ou prestataire ;
• coordonnées professionnelles ;
• contrats ;
• interventions ;
• devis ;
• factures ;
• historique des prestations ;
• notes ou commentaires de suivi.

5.9 Données relatives aux employés de la copropriété

Lorsque l’Abonné utilise les modules de gestion des ressources humaines ou de suivi administratif des employés de copropriété, MY SYNDIC peut traiter notamment :

• identité de l’employé ;
• fonction ;
• coordonnées ;
• planning ;
• absences ;
• informations nécessaires au suivi administratif ;
• informations relatives aux gardiens, agents d’entretien, jardiniers ou autres employés affectés à la résidence.

Aucune donnée biométrique n’est traitée dans la version 1.0 de MY SYNDIC.

Article 6 — Finalités des traitements

MY SYNDIC traite les données personnelles pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

6.1 Fourniture de l’application

• créer et gérer les comptes ;
• permettre l’accès à l’application ;
• gérer les rôles et permissions ;
• administrer les résidences ;
• gérer les lots ;
• permettre le fonctionnement des modules activés ;
• assurer la continuité du service.

6.2 Gestion de la copropriété

• gérer les copropriétaires, locataires et ayants droit ;
• gérer les appels de fonds ;
• suivre les paiements ;
• organiser les assemblées générales ;
• traiter les réclamations ;
• planifier et suivre les interventions ;
• gérer les documents ;
• suivre les fournisseurs ;
• gérer les contrats ;
• traiter les sinistres ;
• gérer le carnet d’entretien ;
• gérer les stocks ou réservations ;
• assurer le suivi administratif des employés de copropriété.

6.3 Gestion de l’abonnement

• traiter l’inscription ;
• valider l’abonnement ;
• gérer les droits d’accès ;
• suivre les paiements ;
• émettre les factures ;
• gérer les renouvellements ;
• traiter les demandes administratives ou commerciales.

6.4 Support client et assistance

• répondre aux demandes ;
• traiter les tickets ;
• diagnostiquer les problèmes ;
• corriger les anomalies ;
• améliorer l’expérience utilisateur ;
• accompagner l’Abonné dans l’utilisation de MY SYNDIC.

6.5 Sécurité et prévention des abus

• sécuriser les comptes ;
• détecter les accès non autorisés ;
• prévenir les fraudes ;
• empêcher les usages illicites ;
• protéger l’application contre les attaques ;
• assurer la traçabilité des opérations ;
• produire des preuves en cas de litige.

6.6 Amélioration de l’application

• améliorer les fonctionnalités ;
• détecter les parcours bloquants ;
• corriger les erreurs ;
• optimiser les performances ;
• faire évoluer les modules.

6.7 Analyse intelligente et scoring

MY SYNDIC peut proposer des fonctions d’analyse intelligente ou de scoring.

Ces fonctionnalités fournissent des indicateurs d’aide à la décision. Elles ne constituent pas, en elles-mêmes, une décision automatisée juridiquement contraignante prise par MY SYNDIC à l’égard de l’Utilisateur.

Les décisions de gestion restent prises par l’Abonné ou par les personnes habilitées au sein de la copropriété.

6.8 Communications

• envoyer des notifications liées au service ;
• transmettre des informations de sécurité ;
• informer des mises à jour importantes ;
• répondre aux demandes ;
• envoyer des communications relatives à MY SYNDIC.

Les communications commerciales, lorsqu’elles ne sont pas strictement liées au service, sont adressées dans le respect des règles applicables et peuvent faire l’objet d’une opposition.

Article 7 — Fondements des traitements

Selon le contexte, les traitements peuvent reposer notamment sur :

• l’exécution des CGU, des CGA ou du contrat d’abonnement ;
• la fourniture du service demandé par l’Abonné ;
• les obligations légales, comptables, fiscales ou réglementaires ;
• l’intérêt légitime de MY SYNDIC à sécuriser, maintenir et améliorer son service ;
• le consentement de la personne concernée, lorsqu’il est requis ;
• les instructions de l’Abonné lorsque MY SYNDIC agit comme sous-traitant technique.

Pour les données introduites par l’Abonné, il appartient à celui-ci de déterminer le fondement légal approprié et d’informer les personnes concernées.

Article 8 — Personnes concernées

Les données traitées peuvent concerner notamment :

• les Abonnés ;
• les Utilisateurs ;
• les copropriétaires ;
• les locataires ;
• les gestionnaires locatifs ;
• les ayants droit ;
• les membres du conseil syndical ;
• les représentants légaux ;
• les fournisseurs ;
• les prestataires ;
• les employés de copropriété ;
• les gardiens ;
• les jardiniers ;
• les agents d’entretien ;
• les personnes mentionnées dans les documents importés dans l’application.

Article 9 — Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être accessibles, selon les droits et habilitations de chacun, aux destinataires suivants :

• l’Éditeur et ses équipes habilitées ;
• l’Abonné ;
• les Utilisateurs autorisés d’une même Résidence ;
• les prestataires techniques de MY SYNDIC ;
• l’hébergeur OVH Tunisie SARL ;
• les prestataires de maintenance ;
• les prestataires de paiement, le cas échéant ;
• les prestataires d’emailing ou de notification, le cas échéant ;
• les prestataires de support, le cas échéant ;
• les conseils juridiques, comptables ou fiscaux de l’Éditeur ;
• les autorités administratives, judiciaires ou réglementaires lorsque la loi l’exige ;
• l’INPDP, lorsque la réglementation applicable le prévoit.

Les droits d’accès au sein de MY SYNDIC sont paramétrés afin que chaque Utilisateur n’accède qu’aux informations nécessaires à son rôle.

Article 10 — Confidentialité et sécurité

MY SYNDIC met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre :

• l’accès non autorisé ;
• la modification non autorisée ;
• la perte ;
• l’altération ;
• la divulgation ;
• la destruction ;
• l’usage abusif.

Ces mesures peuvent inclure notamment :

• l’authentification par identifiant et mot de passe ;
• la gestion des rôles et permissions ;
• la journalisation de certaines actions ;
• la surveillance technique ;
• le cloisonnement des données par résidence ;
• des sauvegardes ;
• des mesures de sécurité réseau ;
• des restrictions d’accès internes ;
• des engagements de confidentialité ;
• des procédures de maintenance sécurisée.

Chaque Utilisateur doit contribuer à la sécurité de son compte en choisissant un mot de passe robuste, en conservant ses identifiants confidentiels et en signalant toute utilisation suspecte.

Article 11 — Conservation des données

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales, comptables, fiscales, contractuelles ou probatoires applicables.

À titre indicatif :

Les durées exactes peuvent être précisées dans le registre interne de MY SYNDIC, dans les CGA ou dans les instructions données par l’Abonné.

Article 12 — Export, portabilité et récupération des données

Les données introduites par l’Abonné dans MY SYNDIC restent la propriété de l’Abonné ou de la copropriété qu’il représente.

MY SYNDIC s’engage à :

• ne pas exploiter ces données à d’autres fins que la fourniture du service ;
• ne pas vendre, louer ou céder ces données ;
• permettre à l’Abonné de récupérer ses données via les fonctions d’export disponibles ;
• faciliter la portabilité des données en cas de cessation du service, selon les conditions prévues par les CGA.

En cas de suspension, résiliation ou fin d’abonnement, les modalités de récupération, export, archivage ou suppression des données sont définies par les CGA, les CGU et la présente Politique.

Article 13 — Données sensibles

MY SYNDIC ne demande pas volontairement aux Utilisateurs de transmettre des données sensibles qui ne seraient pas nécessaires à la gestion de la copropriété.

Les Utilisateurs et Abonnés doivent éviter d’importer dans MY SYNDIC des données sensibles, notamment relatives à la santé, aux opinions politiques, aux convictions religieuses, à l’origine raciale ou génétique, ou aux infractions, sauf nécessité réelle et respect strict des conditions légales applicables.

Dans sa version 1.0, MY SYNDIC ne prévoit aucun traitement de données biométriques.

Article 14 — Cookies et traceurs

Le site internet et l’application MY SYNDIC peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires.

Ces cookies peuvent servir à :

• assurer le fonctionnement technique du site ou de l’application ;
• maintenir la session de l’Utilisateur ;
• sécuriser l’accès au compte ;
• mémoriser certaines préférences ;
• mesurer l’audience ;
• améliorer les performances ;
• analyser l’usage des fonctionnalités ;
• proposer, le cas échéant, des communications adaptées.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service peuvent être déposés sans choix préalable lorsqu’ils sont indispensables.

Les cookies de mesure d’audience, de personnalisation ou de communication commerciale sont utilisés selon les règles applicables et, lorsque cela est nécessaire, avec le consentement de l’Utilisateur.

Un lien de gestion des cookies peut être mis à disposition sur le site :

Lien recommandé : Gérer mes cookies

Article 15 — Transfert de données hors de Tunisie

Les données de MY SYNDIC sont hébergées en Tunisie auprès d’OVH Tunisie SARL.

Lorsque des données personnelles doivent être transférées hors de Tunisie, notamment en cas d’utilisation d’un prestataire technique étranger, ce transfert est encadré conformément à la réglementation applicable.

Selon le cas, le transfert peut nécessiter :

• une information préalable des personnes concernées ;
• une analyse de la finalité du transfert ;
• des garanties de sécurité ;
• un contrat avec le prestataire ;
• une autorisation ou formalité auprès de l’INPDP ;
• une limitation des données transférées.

MY SYNDIC s’efforce de limiter les transferts hors de Tunisie aux cas nécessaires au fonctionnement du service.

Article 16 — Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation tunisienne applicable, toute personne concernée peut, selon les conditions prévues par la loi, exercer notamment les droits suivants :

• droit d’information ;
• droit d’accès à ses données ;
• droit de rectification ;
• droit de mise à jour ;
• droit d’effacement lorsque les conditions sont réunies ;
• droit d’opposition ;
• droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit de saisir l’INPDP en cas de difficulté.

Pour exercer ces droits, l’Utilisateur peut contacter MY SYNDIC à l’adresse suivante :

contact@syndic-tunisie.pro

La demande doit préciser l’objet de la demande et permettre d’identifier la personne concernée. Une preuve d’identité peut être demandée lorsque cela est nécessaire pour protéger les données.

Lorsque la demande concerne des données introduites par un Abonné dans MY SYNDIC, l’Éditeur peut transmettre la demande à l’Abonné concerné ou l’assister dans son traitement, selon le rôle de chacun.

Article 17 — Réclamation auprès de l’INPDP

En cas de difficulté relative à l’exercice de ses droits ou au traitement de ses données personnelles, la personne concernée peut contacter l’Instance Nationale de Protection des Données Personnelles.

Article 18 — Données introduites par les Utilisateurs

L’Utilisateur garantit que les données qu’il introduit dans MY SYNDIC sont exactes, complètes, à jour et licites.

Il s’engage notamment à :

• ne pas introduire de données qu’il n’est pas autorisé à traiter ;
• ne pas importer de documents contenant des informations excessives ;
• ne pas usurper l’identité d’un tiers ;
• ne pas accéder à des données auxquelles il n’est pas autorisé ;
• ne pas extraire massivement les données hors de l’application ;
• respecter les droits des autres Utilisateurs ;
• respecter la confidentialité des données consultées.

L’Abonné reste responsable des données qu’il introduit ou fait introduire dans MY SYNDIC pour la gestion de sa Résidence.

Article 19 — Journaux de connexion et preuve

MY SYNDIC peut conserver des journaux techniques et logs relatifs à l’utilisation de l’application.

Ces logs peuvent notamment permettre :

• d’assurer la sécurité de l’application ;
• de détecter des usages anormaux ;
• de diagnostiquer des incidents ;
• de documenter une opération ;
• d’établir la preuve d’une action effectuée depuis un compte utilisateur ;
• de répondre à une obligation légale ou à une demande d’autorité compétente.

Les Utilisateurs reconnaissent que les enregistrements informatiques, journaux de connexion, validations par clic et emails échangés avec l’Éditeur peuvent constituer des moyens de preuve, conformément aux CGU.

Article 20 — Mineurs et ayants droit

MY SYNDIC est principalement destiné à des personnes majeures ou à des personnes utilisant l’application dans un cadre de gestion de copropriété.

Lorsque des données concernant des mineurs ou ayants droit sont introduites dans l’application, l’Abonné doit s’assurer qu’il dispose des droits, pouvoirs ou autorisations nécessaires, et que seules les données strictement nécessaires sont traitées.

Article 21 — Modification de la présente Politique

MY SYNDIC peut modifier la présente Politique de Protection des Données Personnelles afin de tenir compte :

• de l’évolution de l’application ;
• de l’ajout ou du retrait de modules ;
• de l’évolution des prestataires ;
• des évolutions légales ou réglementaires ;
• des recommandations de l’INPDP ;
• des besoins de sécurité ou de conformité.

En cas de modification importante, les Abonnés peuvent être informés par email, message dans l’application ou tout autre moyen approprié.

La version applicable est celle disponible à l’adresse :

https://syndic-tunisie.pro/my-syndic/protection-donnees/